Fusión e integración de ALD y LeasePlan en Ayvens

Ignacio González, Manager de PMO & Change Management, relata de primera mano el éxito obtenido en la fusión e integración de ALD y LeasePlan en Ayvens. Como experto en materia por más de 15 años, es un reflejo de todo lo que podemos lograr por nuestros clientes.

Situación inicial

ALD, empresa líder del sector de la movilidad, decidió adquirir mediante compra a su principal competidor en Europa, la empresa LeasePlan con el objetivo convertirse en la principal empresa de renting a largo plazo. En esta situación, decidieron contar con los servicios especialistas de Qaracter en servicios de PMO tecnológica para planificar, organizar y liderar el trabajo, tanto para la integración de los servicios y sistemas de ambas empresas en una única empresa resultante de la fusión, como en la migración de los datos a la arquitectura tecnológica final.

Necesidad del cliente

ALD y LeasePlan decidieron fusionarse para convertirse en la principal Compañía del sector de la movilidad, pero esto implicaba varios retos que debian afrontar:

1. Decidir los negocios y servicios que debían desarrollar en la nueva Compañía resultante de la fusión: Aunque se trataba de Compañías similares en sus ofertas, estas no eran iguales, los servicios que ofrecían no eran los mismos y la forma en que los tenían implementados tampoco coincidían.
2. Decidir la arquitectura de sistemas que iban a desarrollar: Las Compañías tenían distintas soluciones tecnológicas con distintas funcionalidades que daban un servicio adaptado a sus clientes enfocado a la filosofía de cada una, lo que hacia que en muchos casos, para un mismo Negocio, se dieron distintas soluciones con diferentes fortalezas y capacidades de escalabilidad de este.
3. Metodología de trabajo que se iba a aplicar: Este era un punto de fricción, ya que se trataba de dos Compañías con muy distinta filosofía y forma de trabajar, con metodologías de trabajo y reporting en muchos casos contrapuestas, y se necesitaba unificar.
4. Planificación y ejecución de los desarrollos que se iban a realizar: Dentro de las necesidades del proyecto era necesario recopilar las necesidades del cliente, valorarlas en función de la necesidad para la integración (generar los desarrollos para que se trabaje en el modelo negocio to – be).

Solución

Tras la revisión de las necesidades y metodologías de trabajo del cliente, se propuso un nuevo modelo de gobierno de los proyectos con distintos modelos de reporting, que consistente en 3 distintos comités con distintas funciones:

1. Un comité de dirección de la integración (IMO): Este es el comité en el que se reportaba a más alto nivel, integrado por los directores responsables de las 6 subdirecciones generales de la Compañía, en el que se da un reporte del avance general de los proyectos de la integración y la migración.‍
2. Comités de Demanda con cada una de las áreas: En estos estos se da una perspectiva del avance de los proyectos más enfocado a cada una de las áreas y es también donde se registran y dan de alta las necesidades de integración y migración de los proyectos, así como las necesidades de desarrollos necesarios que pudieran surgir en el área.‍
3. Un comité de sistemas: En el que se sigue, prioriza y se tratan los riesgos de cada uno de los proyectos.

Por otro lado, se propuso y ejecutó una metodología de trabajo basada en una metodología Agile adaptada al cliente, estructurando tanto la herramienta de trabajo, los documentos de requerimientos exigidos por proyectos, la metodología de comités de subida, de pruebas…

Dónde estamos ahora

Tras año y medio de trabajo con las metodologías y gobierno de proyectos, de los más de 800 proyectos propuestos para la integración de las Compañías, se establecieron algo más de 300 como necesarios, de los cuales ya se han desarrollado, probado y subido a la nueva arquitectura el 92%. En cuanto a la Migración, ya se han desarrollado y migrado el 50% de las entidades y se está probando con los distintos Negocios los datos, pantallas y operaciones en vuelo. Además, se han realizado varios paralelos de facturación con una desviación menor al 1%.

Actualmente, la migración de los datos y fusión de LeasePlan en Ayvens está proyectada para Mayo, para lo cual se han planificado todas las tareas para el corte de operaciones y migración de datos hora a hora. Tenemos planificada nuestra prueba de Migración en la que participarán los equipos de tecnología y negocio de todas las áreas dirigida por nuestro equipo para asegurar la calidad el día de la Migración.