Otimizando a produtividade em consultoria com Getting Things Done e Building a Second Brain

A consultoria é um campo exigente e dinâmico que requer a capacidade de gerenciar várias tarefas, projetos e clientes de maneira eficiente. Nesse ambiente, a metodologia “Getting Things Done” (GTD) tornou-se uma ferramenta inestimável para profissionais de consultoria que buscam otimizar sua produtividade e se manter organizados.

O que é Getting Things Done (GTD)?

GTD é um conjunto de ferramentas que ajuda as pessoas a concentrar suas energias de forma estratégica e tática, evitando que nada “escapem das mãos”.

É um sistema de produtividade desenvolvido pelo consultor de produtividade David Allen (Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity) que se baseia na ideia de capturar, processar e organizar todas as tarefas e compromissos de maneira eficaz.

A importância do GTD na consultoria

A consultoria muitas vezes envolve lidar com vários projetos, reuniões, prazos e clientes simultaneamente. É aqui que o GTD se destaca, pois oferece uma estrutura para:

•      Capturar todas as tarefas, compromissos e notas: os consultores podem usar o GTD para garantir que nenhuma tarefa importante seja esquecida. Usando ferramentas como listas de tarefas, aplicativos de gerenciamento de projetos ou até mesmo um simples caderno, eles podem registrar tudo o que precisam fazer.

• Processar e organizar (esclarecer): o GTD propõe um sistema de classificação de tarefas em categorias como “ações próximas”, “referências” e “projetos”. Isso ajuda a priorizar e organizar as atividades de maneira eficaz, o que é crucial em um campo onde a gestão do tempo é essencial.

• Focar no que é importante (organizar): Um dos princípios fundamentais do GTD é a capacidade de se concentrar nas tarefas que realmente importam. Os consultores podem eliminar a sensação de sobrecarga, sair de um estado de alerta/estresse e melhorar sua tomada de decisões ao utilizar este sistema.

• Manter um sistema confiável (refletir): a confiabilidade é essencial na consultoria, e o GTD ajuda os profissionais a ter um sistema confiável para acompanhar projetos e compromissos. Isso é especialmente útil quando se trabalha com vários clientes e projetos simultaneamente.

• Passar à ação: O objetivo final do GTD é evitar a procrastinação, deixar tarefas (pessoais ou profissionais) esquecidas e atacar de forma estruturada e eficiente todas as tarefas que você registrou em seu backlog.

O “segundo cérebro” ou a gestão da informação:

O conceito de um “segundo cérebro” refere-se à ideia de utilizar ferramentas digitais, como aplicativos para tomar notas, gerenciar documentos e organizar informações, para ampliar e melhorar a capacidade da sua mente de armazenar e acessar informações importantes. Uma das figuras proeminentes na popularização desse conceito é Tiago Forte, que desenvolveu a ideia de “Construir um Segundo Cérebro”. Um “segundo cérebro” se concentra em “como” você gerencia e acessa as informações relevantes em sua vida. Use ferramentas como o Notion para criar um sistema organizado e acessível que armazene suas ideias, notas, documentos e outros recursos importantes.

Qual é a relação entre GTD e o “Segundo Cérebro”?

GTD e o conceito do “segundo cérebro” são dois sistemas que se complementam para obter o máximo potencial. GTD concentra-se na gestão de tarefas e compromissos, enquanto um “segundo cérebro” se concentra na gestão de informações. Ao combinar o GTD com um sistema eficaz de gerenciamento de informações, você pode otimizar sua produtividade, tendo acesso rápido às informações relevantes quando precisar para concluir suas tarefas e projetos. Por exemplo, você pode usar seu “segundo cérebro” para armazenar e organizar documentos, notas de reuniões, pesquisas e outros recursos relacionados aos seus projetos e, em seguida, vincular ou referenciar esses recursos em suas listas de tarefas e projetos no GTD. Isso permite que você tenha todas as informações necessárias ao seu alcance enquanto trabalha em suas tarefas, o que pode aumentar significativamente sua eficiência.

Como aplicar o GTD e o “Segundo Cérebro” na consultoria?

Por exemplo, imaginemos um consultor de gestão que trabalha com várias empresas em diferentes projetos. Usando o GTD e um “Segundo Cérebro” no Notion, ele poderia:

Capturar

No final de uma reunião com um cliente, o consultor captura todas as ações, notas e acordos em sua caixa de entrada do Notion.

Esclarecer

Classifica essas tarefas em projetos específicos e determina quais são as próximas ações que devem ser concluídas para avançar em cada projeto. Também organiza as notas e as associa a um projeto ou tarefa.

Organizar

Priorize as tarefas com base na urgência e importância, garantindo que as ações mais cruciais recebam sua atenção primeiro.RefletirAtualize regularmente seu sistema GTD, marcando as tarefas concluídas e revisando suas listas para garantir que nada seja esquecido. Essa revisão periódica (diária, semanal) no Notion permite que você saia de um estado de estresse com a confiança de que seu cérebro não vai bombardeá-lo com lembretes, pois você tem a certeza de que verá todas as tarefas de seus projetos registradas e organizadas em seu “segundo cérebro”.

Ação

evitando distrações (tarefas dispensáveis ou adiáveis), você começa a realizar as tarefas que, de acordo com seu sistema GTD, correspondem àquele dia devido à sua urgência e importância.

Em resumo, o GTD se tornou uma ferramenta indispensável para consultores que desejam se manter organizados e produtivos em um mundo de projetos desafiadores e em constante mudança. Ao implementar esse sistema junto com o “segundo cérebro”, os profissionais de consultoria podem melhorar sua eficiência, tomar decisões mais informadas e prestar um serviço de alta qualidade aos seus clientes.

O GTD e a gestão de um “segundo cérebro” complementam-se de forma eficaz, ajudando-o a administrar tanto as suas tarefas e compromissos como as informações relevantes na sua vida profissional e pessoal. Esta combinação pode ser poderosa para aqueles que procuram maximizar a sua produtividade e organização. Se você é consultor ou está pensando em entrar neste mundo emocionante, usar o GTD e criar um “Segundo Cérebro” podem ser seus aliados perfeitos para alcançar suas metas e objetivos.

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Alejandro Puga